ארגונים ועסקים שונים משקיעים זמן ומשאבים רבים כדי להפיק אירועים גדולים. כאשר מתכננים אירוע גדול כמו כנס מקצועי, יום עיון, השקת מוצר, יום כיף או יום גיבוש לעובדי הארגון וכיוצא בזה, יש להתייחס גם לנושא ההסעות לאירוע ולמצוא פתרון יעיל וחסכוני כדי להביא את המשתתפים למקום האירוע בזמן, בבטחה ובעלויות משתלמות וחסכוניות.
בעת הפקת אירוע גדול ומרובה משתתפים יש לארגן מקום מתאים כמו אולם או גן אירועים, להזמין מראש חברת קייטרינג וכיבוד קל, לארגן אנשי מקצוע כמו צלם, תקליטן או קריין בהתאם לצורך, לתכנן תפאורה המתאימה לרוח ולמטרת האירוע, לארגן חומר שיווקי בזמן ועוד. כמו כן, יש לארגן לפני האירוע חברת אבטחה, הסעות מאורגנות, דיילים ודיילות, אטרקציות לשדרוג החוויה והאירוע ועוד.
איך המשתתפים והמוזנים יגיעו לאירוע?
לאחר בחירת מקום בו יתקיים האירוע העסקי ותיאום מועד האירוע מול הגורמים הרלוונטיים נהוג לשלוח הזמנות אישיות למשתתפים ולאורחים, אם האירוע מיועד רק לעובדי הארגון מקובל לתלות מודעה בלו המודעות ולשלוח מייל לכלל העובדים המנהלים. עוד לפני שליחת ההזמנה לעובדי הארגון ולאורחים מבחוץ יש לתכנן כיצד האורחים והמשתתפים יגיעו בזמן למקום האירוע.
כיום, בתחום האירועים העסקיים, מקובל להציע שירות הסעות למוזמנים. כאשר מציעים הסעות מאורגנות לאירוע המופק על ידי הארגון יש להתייחס למספר המזמנים, לקבוע מיקומים לאיסוף המשתתפים, לתכנן נקודות עצירה של האוטובוס כדי לאסוף משתתפים נוספים בדרך למקום האירוע ולחסוך עלויות מבחינת שירות ההסעות, ובנוסף חשוב לתכנן נכון את מסלולי הנסיעה כדי להבטיח שכולם יגיעו בזמן והאירוע לא יתעכב.
הפתרון המקצועי, החכם והיעיל ביותר לארגון ההסעה לאירוע של הארגון הוא באמצעות תוכנת
ניהול מערך הסעות, יש מערכות חכמות ומתקדמות לניהול הסעות מיוחדות. המערכות המתקדמות והחכמות לתחבורה לאירועים ולהסעות עובדים יכולות לנתח את הנתונים ולהציע מענה מדויק לצורכי הארגון וההסעה לאירוע מסוים.
מה היתרונות של ארגון אירוע גדול עם תחבורה חכמה?
יש יתרונות רבים ומשמעותיים לארגון אירוע גדול עם מערכת חכמה לניהול מערך הסעות. היתרונות המרכזיים הם:
חיסכון כספי – ארגון הסעות לאירוע מבטיח חיסכון משמעותי בעלויות הנדרשות להפקת האירוע העסקי. בעזרת תכנון נכון וחכם מתכננים את מסלולי הנסיעה והאיסוף וחוסכים הוצאות דלק, ומארגנים את שירות ההסעות לאירוע בצורה יעילה וחסכונית יותר.
ארגון יעיל – הפקת אירוע גדול מחייבת זמן ומשאבים רבים, יש להקצות כוח אדם, לבחור אנשי מקצוע. כאשר משתמשים בתוכנה חכמה לניהול מערך ההסעות לאירוע זוכים לכלי אוטומציה מתקדם החוסך זמן ועלויות, וארגון האירוע יעיל וחכם יותר.
נוחות ובטיחות – ארגון האירוע עם תחבורה חכמה מבטיח הגעה נוחה של כלל המשתתפים והאורחים. המשתתפים לא צריכים להזיז את רכבם הפרטי והם מגיעים באמצעות שירות הסעות הכולל אוטובוסים, מיניבוסים ורכבי היסעים נוספים, זו הסעה נוחה ובטוחה, ובזמן הנסיעה המשותפת המשתתפים יכולים להתגבש חברתית, לנוח, לשוחח ועוד.